Mehr Wirkung in weniger Zeit - 4 Erfolgsrezepte für digitale Meetings

Digitale Meetings können manchmal wie eine endlose Wüstenlandschaft erscheinen - trocken, langweilig und ermüdend. Es scheint, als ob die Zeit langsamer vergeht und die Teilnehmer einfach nur darauf warten, aus dem Meeting entlassen zu werden. Eine Krone wird dem ganzen auch noch aufgesetzt, wenn die Diskussionen im Nichts verlaufen oder keine Ergebnisse zum Ende vorliegen.

Dabei können Sie mit einigen einfachen Tipps dafür sorgen, dass Ihre Meetings zielführend sind. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie diese so gestalten, dass sie mehr Wirkung in weniger Zeit erzielen - etwa durch zielgerichtete Planung, Timeboxing und dem Erstellen einer Mindmap. So gehören unproduktive Termine endlich der Vergangenheit an!

1. Vorbereitung ist alles!

Eine gut strukturierte Agenda kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem ineffektiven Termin ausmachen. Eine klare und detaillierte Agenda gibt allen Teilnehmern eine klare Vorstellung davon, was während des Meetings besprochen wird und welcher Zeitplan eingehalten werden sollte. Es ist auch hilfreich, die Agenda während des Meetings zu teilen, um sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben und keine wichtigen Punkte übersehen werden und einen Timer zu stellen, um den Zeitplan einzuhalten.

Ein Technik-Check vor Beginn des Meetings kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer problemlos an der Besprechung teilnehmen können. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, Ihre Kamera und Ihr Mikrofon sowie die Einstellungen Ihrer Videokonferenz-Software. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die notwendige Hardware und Software verfügen und über ausreichend Bandbreite für das Meeting verfügen. Das spart Zeit und Sie können direkt mit den Themen anstelle von technischen Rückfragen starten.

2. Klare Kommunikation und Visualisierung

Sprechen Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie auf den Punkt! Unterstützen Sie Ihre Worte auch durch visuelle Hilfsmittel wie Grafiken oder Diagramme, um komplexe Informationen anschaulich darzustellen. Wenn Sie gemeinsam an einem Thema oder einer Lösung arbeiten, können Sie etwa eine Mindmap erstellen. Dies erleichtert es den Teilnehmern, das Thema zu verstehen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich aufeinander zu beziehen. Die Diskussion erhält damit einen Rahmen und alle können der aktuellen Entwicklung folgen, ohne den Faden zu verlieren.

3. Aktive Beteiligung der Teilnehmer sicherstellen

In einem digitalen Meeting ist es ein einfaches, sich zurückzulehnen und anderen das Arbeiten zu überlassen. Daher gilt: Steigern Sie die aktive Beteiligung! Das sorgt nicht nur für mehr Engagement, sondern fördert auch den Austausch von Ideen, Meinungen und ermöglicht ein gemeinsames Erarbeiten von Lösungen.

Ein effektives Mittel, um die aktive Beteiligung zu gewährleisten, ist etwa die Verwendung von interaktiven Tools wie Umfragen oder Brainstorming-Plattformen. Durch gezieltes Einsetzen dieser Tools können alle Teilnehmer aktiv mitarbeiten und ihre Gedanken und Ideen einbringen. So kommt das Team der Lösung schneller einen Schritt näher.

4. Ermöglichen Sie kurze Erholungsphasen

Das stundenlange Starren auf den Bildschirm kann schnell ermüden. Eine kurze Pause kann hier Wunder bewirken und die Konzentration wieder steigern. Gerade bei längeren Meetings empfiehlt es sich daher, regelmäßige Pausen einzulegen und diese auch aktiv anzukündigen. Die Teilnehmer werden es Ihnen danken und Sie werden merken, dass die Produktivität und Kreativität im Meeting steigen wird.

Sie sehen, diese Tipps verursachen keinen großen Aufwand, können aber einen enormen Unterschied in der Praxis machen. Also heben Sie Ihre digitalen Meetings auf das nächste Level!